Hvem ændrede tallet? Ændringshistorik i Excel, Google Sheets og delte lister

Forside › Analyse og fortolkning · Gennemgået oktober 2026 · Af John Nielsen

Kort svar: Det kan ofte ses, men kun hvis regnearket har ligget i en tjeneste, der fører historik. Excel i OneDrive eller SharePoint og Google Sheets registrerer ændringer pr. celle med konto, tidspunkt og tidligere værdi. En lokal xlsx-fil, der er sendt rundt som vedhæftning, rummer kun den sidste gemmers navn, ikke hvem der ændrede hvilken celle.

Spørgsmålet dukker op i økonomitvister, budgetuenigheder, projektregnskaber og sager om provision eller bonus. Artiklen gennemgår, hvor historikken ligger, hvordan den sikres, og hvilke fejlslutninger der er de almindelige. Selve filens indre dele, skjulte ark og formler er beskrevet i Excel i undersøgelser.

Hvor ændringerne registreres

Excels Vis ændringer (Show Changes) · Hvad den viser: Celle, ny og tidligere værdi, konto og tidspunkt · Begrænsning: Kun for arbejdsbøger i skyen og kun for en begrænset periode bagud
Versionshistorik i OneDrive og SharePoint · Hvad den viser: Hele versioner med konto og tidspunkt for hver gemning · Begrænsning: Viser ikke selv, hvilke celler der er ændret
Google Sheets: cellehistorik · Hvad den viser: Tidligere værdier for den enkelte celle med konto og tid · Begrænsning: Mangler bl.a. formatering, indsatte rækker og ændringer fra formler
Google Sheets: versionshistorik · Hvad den viser: Navngivne og automatiske versioner med markering af redaktører · Begrænsning: Automatiske versioner kan være slået sammen over tid
Auditlog i Microsoft 365 eller Google Workspace · Hvad den viser: Hvem der åbnede, ændrede, downloadede eller delte filen · Begrænsning: Viser handlingen på filen, ikke indholdet
Filens egne metadata · Hvad den viser: Forfatter, sidst gemt af og tidspunkter · Begrænsning: Kun den seneste tilstand, let at ændre

Den stærkeste kilde er næsten altid den, tjenesten selv fører, fordi brugeren ikke kan redigere den. Filens interne felter som lastModifiedBy i docProps/core.xml er beskrevet i Office-metadata i core.xml og app.xml. De er nyttige til at krydstjekke, men de kan ikke svare på, hvem der ændrede en bestemt celle.

Excel i skyen

Når en arbejdsbog ligger i OneDrive eller SharePoint, og flere redigerer i den, registrerer Excel ændringer pr. celle. Ruden Vis ændringer under Gennemse kan filtreres på ark, område eller enkelt celle og viser den tidligere værdi. Perioden, ændringerne kan ses, er begrænset, og Microsofts egne hjælpesider har angivet forskellige perioder over tid. Aflæs derfor, hvad den konkrete tenant viser, og sikr det hurtigt.

Versionshistorikken i OneDrive og SharePoint gemmer hele versioner af filen. Hver version har et tidspunkt og den konto, der gemte. Med automatisk gemning kan der opstå mange versioner på kort tid, hvilket er en fordel for undersøgelsen: Jo tættere versionerne ligger, jo snævrere kan en ændring dateres. Opbevaring og antal versioner styres af bibliotekets indstillinger og eventuelle opbevaringspolitikker. Se versioner og deling i SharePoint og OneDrive.

Google Sheets

I Google Sheets højreklikkes på en celle, og Vis redigeringshistorik viser tidligere værdier med konto og tidspunkt. Google oplyser selv, at visse ændringer ikke vises: tilføjede eller slettede rækker og kolonner, formatering, ændringer foretaget af formler og ændringer fra før en tidligere version blev gendannet. Det sidste er vigtigt. Gendanner nogen en ældre version, forsvinder cellehistorikken for de tidligere ændringer. En kopi af regnearket bevarer den heller ikke. Drive-aktivitet og revisioner er beskrevet i Google Drive: revisioner og aktivitet.

Lister i SharePoint og Microsoft Lists

Mange tal, der tidligere stod i regneark, ligger i dag i delte lister. Her er versionshistorikken knyttet til det enkelte listeelement: Hver version viser de felter, der blev ændret, den nye værdi, kontoen og tidspunktet. Det gør lister lettere at undersøge end en arbejdsbog, fordi ændringen allerede er opgjort pr. felt. Forudsætningen er, at versionering er slået til for listen, og at elementet ikke er slettet og tømt fra papirkurven. Er listen eksporteret til Excel undervejs, følger historikken ikke med i eksporten.

Fra version til celle

Når kun hele versioner findes, må ændringen findes ved sammenligning. Fremgangsmåden er:

Hent de relevante versioner ud som selvstændige filer, og beregn en hashværdi for hver.
Sammenlign værdier og formler celle for celle, ark for ark, med et sammenligningsværktøj eller et script, der læser filerne uden at genberegne dem.
Skeln mellem en ændret indtastning og et ændret resultat. Et formelresultat kan ændre sig, uden at nogen har rørt cellen, fordi en indgangsværdi, et eksternt link eller en tidsfunktion som NU() har ændret sig.
Kobl hver relevant forskel til den version, hvor den første gang optræder, og dermed til konto og tidspunkt.

Excel gemmer både formlen og den senest beregnede værdi i filen. Sammenligningen bør derfor læse begge dele direkte fra XML-strukturen. Åbnes versionerne i Excel, kan en genberegning ændre det, der sammenlignes.

Typiske fejlslutninger

Den, der gemte, er ikke nødvendigvis den, der skrev. Ved samtidig redigering kan en version tilskrives den konto, der var aktiv ved gemningen, selvom flere har ændret indhold. Cellehistorikken er mere præcis end versionsniveauet.
Kontoen er ikke personen. Delte konti, overladte adgangskoder og automatiseringer, fx Power Automate eller scripts, skriver i regneark under en kontos navn. Se attribution af brugerhandlinger.
Manglende historik er ikke manglende ændring. En fil, der er downloadet, ændret lokalt og uploadet som ny fil, starter forfra med historikken. Det samme gælder kopier og filer, der er flyttet mellem tjenester.
Tidszoner. Brugerfladen viser tider i den lokale tidszone for den, der kigger. Eksporter og logs bruger ofte UTC. Notér, hvilken der er brugt.
Gamle delte arbejdsbøger. Den ældre funktion til delt arbejdsbog med ændringssporing kan stadig findes i ældre filer. Dens historik er en del af selve filen og kan redigeres eller nulstilles af brugeren.

Sikring

Sikringen skal ske, før nogen gendanner versioner, rydder op eller flytter filen. Det praktiske minimum er:

Eksport af alle relevante versioner som filer med hashværdier og en liste over versionsnumre, tidspunkter og konti.
Dokumentation af cellehistorikken for de omstridte celler, gerne både som skærmbillede med synligt tidspunkt og som udtræk, hvor det er muligt.
Udtræk fra auditloggen for filen i perioden, så adgang, download og deling kan sammenholdes med versionerne.
En note om, hvilken konto der blev brugt til sikringen, og at sikringen ikke har ændret filen.

Ved sager i Google Workspace kan Vault eller administratorens eksport være mere fuldstændig end det, en almindelig bruger kan se. Kommer tallene oprindeligt fra et økonomisystem, er systemets egen ændringslog ofte stærkere end regnearket; se audit trail i ERP-systemer.

Hvad historikken kan og ikke kan bevise

Historikken kan vise, at en bestemt konto ændrede en bestemt værdi på et bestemt tidspunkt, og hvad værdien var før. Den kan ikke i sig selv vise, hvem der sad ved tastaturet, hvorfor ændringen blev foretaget, eller om den var aftalt. Det kræver andre kilder: loginlog, enhed, mails og forklaringer. Hvordan Word- og Excel-filer i det hele taget vurderes som bevis, er forklaret på digitalbevissikring.dk.

I rapporten bør hver konklusion pege på den konkrete kilde: versionsnummer, cellereference, tidspunkt med tidszone og hashværdien af den eksporterede version. Forbehold om delte konti, automatiseringer og huller i historikken skrives tydeligt.

Kilder og versioner

Senest gennemgået: oktober 2026.

Næste skridt

Del af: Analyse og fortolkning

Læs også: ESDH og dokumentstyring: auditspor, versioner og journalisering · Er dokumentet kopieret? Teknisk sammenligning af Word- og PDF-filer

→ Teknisk undersøgelse af dokumenter og metadata · For IT-revision · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT

Skrevet af John Nielsen, IT‑sagkyndig og indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Har været IT‑sagkyndig i danske retskredse og ved Den Fælles Europæiske Patentdomstol (UPC). Om John Nielsen · LinkedIn · Redaktionel politik