For offentlige IT-afdelinger

I en kommune, region eller styrelse er IT-afdelingen sjældent ejer af alle de systemer, en undersøgelse berører. Fagsystemet drives af en leverandør, ESDH-systemet af en anden, og logningen er indrettet efter drift og sikkerhed, ikke efter at kunne svare på, om en bestemt medarbejder slog en bestemt borger op. Samtidig er kravene til dokumentation høje: der skal kunne redegøres for hvert skridt, og undersøgelsen af en ansat skal være proportional og saglig. Siden her samler det, offentlig IT har brug for, når en sag rammer.

Typiske situationer

En borger klager over, at en ansat har set oplysninger uden sagligt formål, og ledelsen beder IT om opslagsloggen.
Et dokument i ESDH-systemet ser ud til at være ændret eller journaliseret med en anden dato end den oprindelige.
En ansat er fratrådt, og der er tvivl om, hvilke filer der blev hentet fra fællesdrev eller fagsystemer.
Der er sket en sikkerhedshændelse, der kan være omfattet af krav om varsling, og loggene skal bevares, mens driften genoprettes.
En leverandør af et fagsystem bestrider, at en fejl skyldes systemet, og IT skal dokumentere forløbet.

Det kan I selv

Bestille logudtræk med det samme. Mange fagsystemer gemmer opslag i begrænset tid, eller kun hos leverandøren. Bed om udtræk med angivelse af periode, felter og tidszone, og gem leverandørens svar.
Holde fast i konteksten. Et opslag er kun uberettiget, hvis det ikke kan forklares af sag, rolle eller arbejdsgang. Udtræk af rolletildelinger og sagsfordeling bør derfor følge med.
Bevare ESDH-auditsporet. Eksportér versionshistorik og auditspor for de berørte dokumenter, før nogen retter eller omjournaliserer.
Inddrage DPO’en tidligt. Undersøgelser af ansatte behandler persondata, og formål, omfang og adgang bør være afklaret, før der søges.
Føre log over hvert udtræk. Hvem bestilte, hvem leverede, og hvornår. Handlingsloggen er lavet til det.

Her skal en uvildig ind

Når den undersøgte er ansat i IT eller har administrative rettigheder til de systemer, der skal undersøges.
Når sagen kan føre til ansættelsesretlige skridt eller en tvist, og konklusionen skal kunne efterprøves udefra.
Når opslagsloggen er tvetydig, og der skal skelnes mellem tekniske artefakter, automatiske opslag og menneskelige handlinger.
Når leverandøren af et fagsystem selv er part, fordi spørgsmålet handler om systemets funktion eller logning.

Rollefordeling

Ledelsen og HR ejer sagen og beslutter, hvad der skal undersøges. DPO’en vurderer behandlingen af persondata. IT og systemleverandørerne leverer adgang og udtræk. Den uvildige sikrer det, der skal bruges, læser loggene i deres sammenhæng og rapporterer, så det fremgår, hvad der er observeret, og hvad der er vurdering. Hvad der sker efter første kontakt, og hvad der er godt at have klar, er beskrevet på Når I ringer. Ønsker I blot en uafhængig vurdering af jeres egen fremgangsmåde, kan I købe teknisk sparring i stedet for en fuld undersøgelse.

Hvem I samarbejder med

John Nielsen, der står bag Nielco IT, kender den offentlige sektor gennem erfaring fra offentlige myndigheder og har desuden erfaring fra finanssektoren og kritisk infrastruktur. IT-sikkerhed har været fagområdet i over 30 år. Nielco IT er uvildig: ingen produkter, ingen leverandøraftaler og dermed ingen binding til de fagsystemer, I bruger. Som IT-sagkyndig har John virket både ved Den Fælles Europæiske Patentdomstol og i retskredse herhjemme. Der underskrives fortrolighedsaftale, hvis myndigheden beder om det, og tavshedspligten dækker hele opgaven.

Start her

Ledelsesvinklen på uberettigede opslag findes på bevissikring-digitalt.dk, og den juridiske side af journalisering, når myndigheden er modpart, på digital-bevissikring.dk.

Er en sag allerede startet, giver et opkald til 70 13 63 23 en hurtig afklaring af, hvilke logs der bør sikres først.

Ydelser til myndigheden

Forensisk undersøgelse Opslag, auditspor og filadgang gennemgås, og resultatet kan efterprøves.
Forensisk sikring Logs og enheder sikres med hash og dokumenteret forløb. Hastesager koster ekstra.
Teknisk sparring Vurdering af jeres egen metode og dokumentation.
Kontakt Telefon 70 13 63 23, mail info@nielcoit.dk.

Afgrænsning

Siden handler om interne undersøgelser i den offentlige sektor og om ansættelsesretlige og civile uenigheder. Den hjælper ikke med overvågning af borgere eller ansatte ud over det, formålet kræver, og heller ikke med at omgå adgangskontrol. Se Afgrænsning.