Kassesystemer og POS: journal, ændringer og eksport

Forside › Cloud- og SaaS-forensik · Gennemgået oktober 2026 · Af John Nielsen

Kort svar: Et moderne kassesystem registrerer hver handling i en elektronisk journal med fortløbende transaktionsnummer, tidspunkt, betalingsmiddel og bruger. For de brancher, der er omfattet af reglerne om digital salgsregistrering, skal journalen kunne udlæses som en SAF-T-fil, og transaktionsdata skal signeres digitalt. Det gør journalen til en stærk kilde til annulleringer, returneringer, rabatter og åbninger af kasseskuffen, men kun hvis den sikres i fuld detalje og holdes op mod uafhængige kilder som kortindløserens afregninger.

Sagerne spænder fra kassedifferencer og interne undersøgelser over omsætningsleje til skattesager og tvister ved overdragelse af en forretning. Den juridiske side af to af sagstyperne er beskrevet på Kassesystemer og omsætningsleje og Skattesager: kassesystemer og digitale bilag. Her gennemgås data og metode.

Hvad reglerne kræver af systemet

Kravene til digitale salgsregistreringssystemer står i momsbekendtgørelsens § 64. Skattestyrelsen kan pålægge en virksomhed at bruge et sådant system, og fra 1. januar 2024 er en række brancher omfattet, bl.a. restauranter, caféer, pizzeriaer og kiosker under en vis omsætning. Ifølge Skattestyrelsen gælder følgende i hovedtræk:

Alle handlinger i systemet skal registreres i en elektronisk journal.
Transaktionsdata skal signeres digitalt med et certifikat.
Journalen skal for hver transaktion indeholde bl.a. CVR-nummer, et fortløbende transaktionsnummer, start- og sluttidspunkt, betalingsmiddel og systemets serienummer.
Systemet skal kunne danne en fil direkte fra journalen i SAF-T-format, der kan udleveres til myndighederne.
Systemet skal kunne danne en Z-rapport, der nulstiller salgstællerne, og en X-rapport, der ikke gør.

Skattestyrelsen godkender ikke systemerne, men udgiver et verifikationsscript, der kontrollerer struktur, certifikat og signatur i en SAF-T-fil. Virksomheder, der ikke er omfattet, kan have ældre kasseapparater eller systemer uden disse egenskaber, og så må analysen bygge på det, systemet faktisk gemmer.

Datakilderne omkring kassen

Elektronisk journal · Alle handlinger med nummer, tid, bruger og beløb
SAF-T-fil · Struktureret udlæsning af journalen med signatur
Z- og X-rapporter · Dagsopgørelser med tællere og summer
Cloudbackend · Data fra flere kasser, rettigheder, prisændringer
Kortindløser og MobilePay · Uafhængige betalingsdata og afregninger
Regnskabssystemet · Bogførte dagsopgørelser

Mange systemer har både en lokal database på selve kassen og en backend i skyen, som kasserne synkroniserer med. Data kan derfor findes to steder, med forskellige tidsstempler for registrering og synkronisering.

Hvad journalen kan afsløre

Journalen er mest værdifuld, når den analyseres som en helhed og ikke via dagsrapporterne alene. Typiske analyser er:

Huller i nummerrækken: et fortløbende transaktionsnummer, der springer, kræver en forklaring.
Annulleringer og returneringer fordelt på bruger, tidspunkt og beløb, fx mange annulleringer kort efter betaling i kontanter.
Åbning af skuffe uden salg og manuelle rabatter.
Prisændringer i varekartoteket og hvem der foretog dem.
Træningstilstand eller demotilstand, hvis systemet har den, og hvornår den blev brugt.
Signaturkæden: om signaturerne i SAF-T-filen kan verificeres, og om der er transaktioner, der ikke er signeret.

Metoden ligner analysen af bogføringsposter i et regnskab, hvor mønstre og afvigelser testes systematisk; se Journal entry testing i forensisk kvalitet.

Signaturen og hvad den kan vise

Signeringen af transaktionsdata er den egenskab, der adskiller en digital salgsregistrering fra en almindelig database. Skattestyrelsen har udgivet retningslinjer for, hvordan signaturerne implementeres, og verifikationsscriptet kontrollerer både filens struktur, certifikatet og signaturerne. Når scriptet godkender en fil, er det et stærkt argument for, at de signerede transaktioner ikke er ændret efter signeringen.

Signaturen siger dog ikke noget om, hvad der aldrig blev registreret. Den beskytter heller ikke felter, der ikke indgår i det signerede indhold, eller data i backenden, som ikke stammer fra journalen. Afklar derfor med leverandøren, hvilke felter der er omfattet, og hvordan systemet håndterer transaktioner, der er registreret offline og signeret senere. Et fejlende verifikationsresultat er heller ikke automatisk et tegn på manipulation. Det kan skyldes et udløbet certifikat, en fejl i eksporten eller en ældre systemversion, og årsagen skal undersøges, før der konkluderes.

Uafhængige kilder til afstemning

Kassens egne data kommer fra det system, sagen handler om. Derfor er uafhængige kilder afgørende. Kortindløseren har sine egne transaktionsdata og afregninger, og MobilePay-salg kan afstemmes mod udbyderens rapporter. Bogførte dagsopgørelser i regnskabssystemet kan sammenlignes med Z-rapporterne. Se Danske cloudregnskabsprogrammer: ændringslog og eksport.

Afvigelser mellem kortsalg i journalen og kortindløserens afregning er sjældne og vigtige, fordi kortbetalinger ikke kan forsvinde ved en annullering i kassen alene. Kontantsalg har ingen tilsvarende uafhængig kilde, og her må analysen bygge på mønstre, vareforbrug og andre indikatorer.

Sikring

Fasthold systemets tilstand: version, konfiguration, brugere, rettigheder og hvilke kasser der er i brug. Tag skærmbilleder af indstillinger for træningstilstand og rabatter.
Dan en SAF-T-fil for hele perioden direkte fra journalen, og kør Skattestyrelsens verifikationsscript på den. Gem resultatet.
Hent rå data fra backenden via eksport eller API, med alle felter og hele perioden, også hvis det kræver leverandørens hjælp.
Sikr den lokale kasse, hvis der er mistanke om, at data ikke er synkroniseret, eller hvis backenden ikke rækker langt nok tilbage.
Hent afregninger fra kortindløser og MobilePay og bogførte dagsopgørelser for samme periode.
Hash alle filer og registrer dem i bevisloggen.

Leverandøren af kassesystemet er ofte den eneste, der kan levere data fra backenden i fuld detalje og forklare felterne. Bed skriftligt om en beskrivelse af udtrækket og om, hvilke felter der ikke er med.

Ved overdragelse af en forretning er spørgsmålet ofte, om den oplyste omsætning svarer til det, kassen faktisk registrerede. Her bør journalen for hele perioden sikres, før systemet overdrages, skifter leverandør eller nulstilles, og den bør afstemmes mod kortindløserens afregninger og bankkontoen. Et skift af kassesystem midt i perioden kræver, at begge systemers data sikres, og at overgangen dokumenteres.

Typiske fejlkilder

Delte koder: hvis medarbejderne logger ind med samme kode eller ikke logger ud, viser brugerfeltet ikke, hvem der stod ved kassen.
Offline-kasser: en kasse uden forbindelse synkroniserer senere, så backendens tidspunkt kan ligge timer efter salget.
Flere kasser: hver kasse kan have sin egen nummerserie. Et hul i én serie kan skyldes, at transaktionen ligger i en anden.
Ure: kassens ur kan afvige fra kortterminalens. Afstem ved hjælp af kortbetalinger, der findes begge steder.
Restaurantlogik: bestillinger til køkkenet, delte regninger og flytning mellem borde giver mange mellemhandlinger, der ikke er salg.
Opdateringer: en ny version kan ændre felter og eksportformat midt i perioden.

Hvad journalen kan og ikke kan bevise

Journalen kan vise, hvilke handlinger der blev registreret, i hvilken rækkefølge, under hvilken bruger og med hvilken betaling, og signaturen kan vise, om de signerede data er ændret bagefter. Den kan ikke vise salg, der aldrig blev slået ind, og den kan ikke alene vise, hvem der stod ved kassen. Konklusioner om uregistreret omsætning bygger derfor på indirekte indikatorer og skal formuleres med tilsvarende forbehold.

Den praktiske side af kassedifferencer for virksomheden er beskrevet på Kassedifferencer: hvad kassesystemet kan vise.

Kilder og versioner

Senest gennemgået: oktober 2026.

Næste skridt

Del af: Cloud- og SaaS-forensik

Læs også: Webshopplatforme: ordre-, admin- og ændringslogs · Bank- og MobilePay-data som datakilde

→ Logundersøgelse · Haster det? Forensisk sikring (hastesager koster ekstra) · For IT-revision · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT

Skrevet af John Nielsen, IT‑sagkyndig og indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Har været IT‑sagkyndig i danske retskredse og ved Den Fælles Europæiske Patentdomstol (UPC). Om John Nielsen · LinkedIn · Redaktionel politik