Skabelon: overdragelsesformular for beviser

Hver gang et bevis skifter hænder, er der en risiko for, at kæden af ansvar brydes. En overdragelsesformular dokumenterer den enkelte overdragelse: hvad der blev overdraget, i hvilken tilstand, med hvilken hashværdi, og hvem der kvitterede. Den bruges typisk, når IT-afdelingen eller MSP’en har sikret data og afleverer dem til en sagkyndig, eller når beviskopier sendes videre til en advokat eller en modpart.

Hent skabelonen

Excel (XLSX) · CSV

Fri brug uden tilmelding. CSV-filerne bruger semikolon og UTF-8, så de åbner korrekt i dansk Excel. Eksempelrækkerne er fiktive og kan slettes.

Hvornår bruges formularen?

Formularen bruges ved hver overdragelse, hvor ansvaret for et bevis skifter fra én person eller organisation til en anden. Typiske situationer er:

IT-afdelingen afleverer en sikret computer eller en ekstern disk med images til en sagkyndig,
MSP’en afleverer logs eller postkasse-eksporter, som den har hentet for kunden,
den sagkyndige sender beviskopier eller en produktion videre til en advokat,
en original enhed leveres tilbage til virksomheden eller medarbejderen efter sikringen,
beviskopier flyttes til et nyt opbevaringssted.

Interne flytninger hos samme person registreres i bevisloggen. Formularen er til de overdragelser, hvor to parter skal kvittere over for hinanden.

Sådan bruger du skabelonen

Udfyld én formular pr. overdragelse, også når flere genstande overdrages samtidig. Genstandene listes i del 2.
Kontrollér hashværdien sammen, eller lad modtageren kontrollere og kvittere med resultatet.
Begge parter underskriver og beholder en kopi. Digital underskrift eller kvittering pr. mail er fint, når det er aftalt.
Registrér overdragelsen i bevisloggen med reference til formularen. → Skabelon: bevislog
Ved elektronisk overførsel udfyldes del 4 i stedet for fysisk transport.

Skabelonen

Del 1: Parter

Sagsnavn eller sagsnummer:
Afleverende part (navn, rolle, organisation, telefon):
Modtagende part (navn, rolle, organisation, telefon):
Dato og tid for overdragelsen (med tidszone):
Sted (adresse eller “elektronisk”):
Formål med overdragelsen (fx analyse, opbevaring, produktion):

Del 2: Overdragne genstande

Udfyld for hver genstand:

☐ Bevis-id
☐ Beskrivelse (type, mærke, serienummer eller filnavn)
☐ Størrelse
☐ Forsegling intakt: ja / nej / ikke relevant. Forseglingsnummer:
☐ Hashalgoritme og hashværdi ifølge bevisloggen
☐ Hashværdi kontrolleret ved overdragelsen: ja / nej
☐ Resultat: stemmer / stemmer ikke / ikke kontrolleret (årsag)
☐ Synlige skader eller bemærkninger

Del 3: Fysisk transport

Transportmedie (fx krypteret ekstern disk, original enhed i forseglet pose):
Kryptering: ja / nej. Metode:
Nøgle eller adgangskode overdraget separat: ja / nej. Hvordan:
Transporteret af:
Opbevaret under transport (fx låst taske, kurer):

Del 4: Elektronisk overførsel

Overførselsmetode (fx sikker fildeling, SFTP):
Krypteret under overførsel og i hvile: ja / nej
Link eller adgang udløber (dato):
Afsendt af og tidspunkt:
Modtaget af og tidspunkt:
Hashværdi kontrolleret efter download: ja / nej. Resultat:

Del 5: Kvittering

Afleverende part, underskrift og dato:
Modtagende part, underskrift og dato:
Kopi af formularen opbevares hos:

Typiske fejl

Nøglen sendes sammen med disken. Adgangskode og krypteret medie skal ad hver sin vej. → Overførsel af beviskopier
Hashkontrol springes over, fordi “det er jo samme fil”. Uden kontrol kan det ikke vises, at kopien er uændret efter overdragelsen.
Formålet mangler. Det skal fremgå, om modtageren må analysere, kun opbevare eller give videre.
Originalen afleveres, når en kopi var nok. Overvej, om modtageren skal have originalen eller en verificeret kopi. → Arbejdskopier og masterkopi
Rollekonflikt overses. Er MSP’en selv part i sagen, bør overdragelsen være så tidlig og veldokumenteret som muligt. → For MSP’er og IT-leverandører

Tilpasning

Ved tilbagelevering af originale medier bruges samme formular med formålet “tilbagelevering”, og tilstanden beskrives. → Tilbagelevering af originalmedier

Ved produktion til en modpart kan formularen suppleres med et hashmanifest over de producerede filer.